Cases

Isala werkt continu aan verbetering samen met Blue-Y

Isala is een ziekenhuisorganisatie met vijf locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde. Het ziekenhuis biedt basiszorg en bijzondere, topklinische functies zoals hart- en neurochirurgie en dialyse. Daarnaast is Isala het traumacentrum voor Zwolle en omstreken en is er een gespecialiseerde IC-functie voor pasgeborenen. Er werken 7.000 medewerkers en het verzorgingsgebied bestaat uit bijna 700.000 mensen. Jacques Klunder is Manager CIO en PMO Office & IT-Security bij Isala. Vanaf 1 april 2021 werkt hij samen met Blue-Y op het gebied van procesverbetering en automatisering.

“Wij zochten ondersteuning bij het upgraden van onze SAP-versie. Hoewel we zelf geen ervaring hadden met dit proces, was het essentieel dat we zelf onderhoud aan de software zouden uitvoeren. Daarom zochten we naar een bedrijf met ruime ervaring in SAP en die al eerder vergelijkbare trajecten had begeleid. Zodoende kwamen we in contact met Boudewijn Harink van Blue-Y. Dat verliep vanaf het begin heel soepel. We hadden een heldere scope met duidelijke tijdlijnen. Wat me opviel, was dat Boudewijn een geweldige klik heeft met de mensen in onze organisatie, waardoor iedereen veel sneller in de meewerkmodus komt.”

Uitdaging in de COVID-periode

Boudewijn beaamt dit: “Ik voelde meteen een vorm van herkenning binnen Isala, ook in de aanpak en dat we een pragmatisch, maar wel een solide traject wilden. Dat ging eigenlijk heel vanzelfsprekend. Terwijl het ook nog eens een hele lastige periode was: de COVID-periode. Er werd veel thuisgewerkt, er was veel afstand tussen de organisatie en de medewerkers. Het was een uitdaging om in die omstandigheden zo’n updatetraject te doen, want we moesten er ook voor zorgen dat het onderhoud dat nog niet gedaan was werd uitgevoerd voordat we verder konden. Dat hebben we in een klein jaar gedaan door een serverupgrade en daarna de software-upgrade achter elkaar te doen. Wat ons daarbij goed gelukt is, is om steeds de verbinding naar de stuurgroep te houden. We hielden de Financieel Directeur, de manager ICT en ook de vertegenwoordiging vanuit de zorg continu op de hoogte. Steeds afstemmen over de planning en de downtime, want deze software is cruciaal voor de hele OK-logistiek.”

Draagvlak voor toekomstbestendigheid

Het upgraden van het SAP-systeem was niet het enige project waar Blue-Y een mooie bijdrage aan heeft geleverd. Zo werd er een visie op ERP ontwikkeld. Dat was nodig, vertelt Jacques: “Het ziekenhuis is gegroeid in de laatste jaren en ieder nieuw onderdeel neemt daarbij zijn eigen programma’s mee. Er ontstond een versnipperd aanbod en dit zorgt voor onduidelijkheden in het gebruik.. Iedereen heeft zijn eigen applicatie voor elk deel van de werkzaamheden. Een van onze doelen is om het aanbod van applicaties eenvoudig en toekomstbestendig te houden..”

Het was een uitdaging om tijdens dit traject te achterhalen hoe de applicaties (programma’s) op elkaar afgestemd konden worden vanuit de bestaande resources.. Zo werkt Isala al met HiX als elektronisch patiëntendossier (EPD). Daar zitten ook logistieke modules en scanmodules in, waarvoor voorheen nog aparte applicaties werden gebruikt. Valt dat te integreren? En zo ja, hoe zorg je voor draagvlak binnen de organisatie ? Jacques: “Boudewijn heeft vervolgens een fit-gap analyse gemaakt voor ons. Met als speerpunten het meekrijgen van de organisatie en de juiste informatie naar boven krijgen vanaf de werkvloer. “

Persoonlijke klik

De fit-gap analyse die Boudewijn maakte, werd breed gedragen binnen de organisatie. In de eerste versie zaten er nog veel gaten tussen het proces zoals Isala dat hanteerde en de applicatiemogelijkheden. Dat verbeterde nadat Boudewijn met ChipSoft (de ontwikkelaar van HiX) had gesproken.. Jacques: “Als aanvulling op HiX kwam Boudewijn met het voorstel om CoperniCare te gebruiken voor specifieke toepassingen voor de logistiek. Dit kon geïntegreerd worden in HiX. Daarvan heeft hij een rapport gemaakt met enerzijds inzicht in hoe het proces nu loopt en waar we kansen onbenut laten en anderzijds de risico’s die we lopen op het moment dat we overstappen. De inhoud van het rapport breed gedragen, maar Isala heeft besloten om eerst een stap terug te doen. We willen eerst antwoord op de vraag wat we nu precies willen met verschillende applicaties voor verschillende doeleinden.”

Tot slot wil Jacques nog toevoegen hoeveel Boudewijn heeft bijgedragen aan de projecten binnen Isala: “Hij heeft het vertrouwen van het team en dat is heel belangrijk. Ik denk dat dat de persoonlijke klik die hij met mensen heeft ons helpt om sneller samen het doel te bereiken. De werkwijze van de collega’s van Boudewijn doet mij vermoeden dat iedereen bij Blue-y op deze prettige manier werkt en communiceert met de klant of opdrachtgever. En die werkwijze past bij ons, want ook binnen de zorg is het van vitaal belang om de dienstverlening constant te willen verbeteren en te zorgen een positieve impact op patiënten en zorgverleners. De samenwerking met Blue-Y bevalt me goed, want ook als ik niet direct een opdracht heb, heb ik toch het gevoel dat ik Boudewijn (of een van zijn collega’s) altijd kan bellen om even te sparren.”

Volgende case
Terug naar overzicht

Adviseur nodig?

Laat uw zorgen, onze zorgen worden.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Contact opnemen Doe de Blue-Y Scan