Cases

Severinus hoort van Blue-Y wat er nog beter kan

Severinus vindt dat iedereen een volwaardig en menswaardig leven verdient, met zoveel mogelijk eigen regie. Ook als dat niet vanzelfsprekend is. De zorgorganisatie in Veldhoven ondersteunt mensen met een beperking en hun naasten, zodat zij zo goed mogelijk mee kunnen doen. Met 1200 collega’s en 500 vrijwilligers die elke dag de gewone dingen iets extra’s geven. Zo maakt Severinus al 63 jaar verschil in het leven van mensen met een verstandelijke beperking én hun omgeving. Lieke van der Stelt is Hoofd ICT en Informatiemanager bij Severinus. Zij stuurt het ICT-team aan dat verantwoordelijk is voor het vastleggen en stroomlijnen van de dienstverlening.

Eigenlijk kende Lieke Blue-Y al voordat ze bij Severinus werkte: “In mijn vorige baan was ik verantwoordelijk voor de operationele kant van de ICT. Daar was een interim functioneel beheerder actief via Blue-Y en die maakte een goede indruk. Hij heeft mij op mijn laatste werkdag voorgesteld aan oprichter Patrick Struyk. In de periode dat ik bij Severinus werkte, groeide het ICT-team binnen de organisatie snel en was er behoefte aan meer inzicht in het applicatielandschap. Ik herinnerde mij Blue-Y en heb ze daarom ingeschakeld voor een samenwerking.”

Externe controle op Nedap ONS

Die samenwerking hield in eerste instantie in dat Blue-Y een externe controle uitvoerde op de inrichting en het gebruik van ons elektronisch cliëntendossier ONS van leverancier Nedap, waarmee Severinus werkt. Lieke: “Binnen onze organisatie zaten nogal wat eilandjes, met name op functioneel applicatiebeheer. De mensen hier waren vooral in hun eentje verantwoordelijk voor applicaties en niet gewend om daarin te moeten samenwerken met anderen. Bovendien waren zij ook niet gewend om op een echt structurele manier om te gaan met functioneel beheer. Wat we vooral zagen was dat we bij functioneel applicatiebeheer op korte termijn brandjes aan het blussen waren. We namen niet de afstand om te kijken naar hoe we de applicaties zo goed mogelijk kunnen inzetten en laten aansluiten bij de processen van onze gebruikers. Dus ik wilde graag dat Blue-Y onderzocht hoe wij de applicatie gebruiken en of daar meer uit te halen was.”

Interviews met medewerkers

Met de zorgapplicatie bestrijkt Severinus meerdere onderdelen binnen de organisatie, ook verschillende vormen van zorg. Om die reden heeft Blue-Y naast deskresearch en een systeemcheck ook interviews gehouden met medewerkers die verantwoordelijk zijn voor verschillende disciplines. Omdat je vaak merkt dat iedere vorm van zorg of iedere vorm van administratie toch een andere behoefte heeft. Dat wil je goed bij elkaar brengen en laten bedienen door de applicatie.

Patrick: “We hebben het eigenlijk per interview uitgesplitst en vervolgens gekeken welke algemene punten worden benoemd die voor de hele organisatie gelden. Daarmee hebben we een advies en conclusie geschreven en dat waren voor Lieke de handvatten om mee naar het directieteam te kunnen gaan.”

Op weg naar registratie aan de bron

Naar aanleiding van het verslag en de aanbevelingen van Blue-Y is er een memo naar het directieteam gestuurd, waarin het advies staat om een project op te richten voor registratie aan de bron. Lieke: “Belangrijk hierbij is dat het project echt gedragen wordt vanuit de zorg.  En dat we daarin een aantal punten oppakken die ervoor zorgen dat we de privacy van onze cliënten beter garanderen. Dat we aan de bron gaan registreren gaat onze dienstverlening beter maken, omdat er nu heel veel administratie bij komt kijken. We willen graag ons huidige zorgproces optimaliseren en de applicatie hier perfect voor inrichten.”

De samenwerking met Blue-Y vond Lieke heel soepel lopen: “Dat kwam ook omdat er op een gegeven moment twee projecten door elkaar liepen. Daardoor was de samenwerking intens. Blue-Y loopt inmiddels al wat langer bij ons rond, dus ze kennen de organisatie al aardig. En als mensen jou als externe kennen, dan wordt alles wel makkelijker. Ik denk dat een aantal van de medewerkers die geïnterviewd zijn, dat die het misschien best wel spannend vonden. Toch heb ik niet het gevoel dat mensen zich nu hebben ingehouden of dat ze niet het achterste van hun tong hebben laten zien. Of dat ze een ander beeld hebben geschetst van wat ze doen, omdat ze zich bedreigd voelden. Het advies van Blue-Y was behoorlijk herkenbaar voor iedereen die geïnterviewd is. De conclusie was dat Severinus nog niet klaar is voor registratie aan de bron en dit ook niet faciliteert in het systeem. Daar gaan we nu aan werken.”

Volgende case
Terug naar overzicht

Adviseur nodig?

Laat uw zorgen, onze zorgen worden.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Contact opnemen Doe de Blue-Y Scan